Giá mua, báo giá bán, đặt chỗ vận chuyển, chứng từ và công nợ cùng nằm trong hồ sơ lô hàng. Kinh doanh, điều vận, bộ phận chứng từ và kế toán biết việc nào đã xong, việc nào đang chờ và khoản nào chưa thu, chưa trả.
Xem ai làm việc gì ở từng bước và thông tin nào được chuyển cho bộ phận tiếp theo.
Tra giá theo tuyến, cảng đi, cảng đến, hãng vận chuyển, dịch vụ và thời hạn áp dụng. Các phụ phí, đơn vị tính và điều kiện đi cùng bảng giá để nhân viên chọn đúng khi báo khách.
Chọn dịch vụ, khối lượng hoặc container, giá mua và giá bán; xem các khoản phụ phí và phần chênh lệch dự kiến. Trường hợp cần duyệt đi qua chính sách đã thiết lập.
Từ báo giá đã chốt, tạo yêu cầu đặt chỗ, xác nhận đặt chỗ hoặc hồ sơ lô hàng theo quy trình. Lưu đối tác, chặng vận chuyển, lịch và người phụ trách để bàn giao cho điều vận.
Quản lý các mốc thực hiện, hạn xử lý, người phụ trách và chứng từ cần có. Kiểm tra điều kiện sẵn sàng trước khi hoàn tất bước bị giới hạn hoặc đóng hồ sơ.
Tập hợp các dòng thu của khách và chi cho đối tác trên hồ sơ lô hàng; liên kết với đơn mua, hóa đơn và kế hoạch thanh toán. Khoản điều chỉnh cần duyệt giữ được lịch sử.
Tra các khoản đã lập hóa đơn, còn phải thu, cần trả hoặc đang tranh chấp. Đánh giá kết quả theo dữ liệu thu–chi được ghi nhận trước khi kết thúc hồ sơ.
Dùng ORIS Business (Workflow) để thêm bước giao việc, kiểm tra chứng từ hoặc xin duyệt vào quy trình logistics. Các bước này được thiết lập trên những hồ sơ và chức năng đã kết nối.
Xem cách thiết lập quy trìnhNgười được phân quyền thiết lập và chạy thử quy trình trước khi áp dụng. Các bước xử lý dùng những chức năng đã được cấp trong hệ thống.
Giá có hiệu lực theo thời gian, tuyến, cảng, đối tác và loại dịch vụ; phụ phí, tiền tệ và điều kiện được quản lý cùng dữ liệu giá. Nhân viên có thể tra căn cứ thay vì ghép nhiều email và bảng tính.
Hồ sơ có thể gồm các phần biển, hàng không, xe, khai quan hoặc bảo hiểm theo phạm vi được triển khai. Mỗi phần gắn thông tin tính giá, tác nghiệp, chứng từ và bên chịu trách nhiệm.
Khi khối lượng hoặc cơ cấu dịch vụ đổi, hệ thống cho xem giá đề xuất trước khi áp dụng. Dòng đã khóa giữ giá chốt; thay đổi sau xác nhận có bước phê duyệt hoặc ghi nhận điều chỉnh theo quy trình.
Mỗi bộ phận xem phần việc của mình trên hồ sơ lô hàng. Các việc quá hạn, chứng từ còn thiếu và điều kiện chưa đủ được nêu rõ để người phụ trách xử lý tiếp.
Doanh thu và chi phí được gắn với hồ sơ lô hàng, hóa đơn khách hàng, hóa đơn nhà cung cấp và thanh toán. Khi có chênh lệch, kế toán mở lại từng khoản dịch vụ để tìm nguyên nhân.
Hạn mức theo khách, công ty, tiền tệ hoặc phân bổ dùng chung là dữ liệu để kiểm soát giao dịch. Giá bán, khoản tăng chi và thay đổi quan trọng được xử lý theo tuyến phê duyệt đã chọn.
Khách yêu cầu vận chuyển một lô hàng gồm cước chính, vận chuyển nội địa và bộ chứng từ. Sau khi chốt báo giá, số container hoặc khối lượng thay đổi; một khoản chi đối tác cũng tăng.
Bộ phận báo giá chọn tuyến, hãng vận chuyển và bảng giá còn hiệu lực, rồi kiểm tra cước chính cùng phụ phí của dịch vụ.
Kinh doanh chốt giá và điều kiện với khách. Bộ phận đặt chỗ nhận thông tin, lập hồ sơ lô hàng và giữ liên kết với báo giá.
Người phụ trách sửa chỉ tiêu hàng hóa và xem đề xuất tính lại. Các dòng giá đã chốt được giữ theo quy tắc khóa; khoản cần điều chỉnh được tách để xem xét.
Khoản tăng chi đi qua bước phê duyệt theo chính sách. Chứng từ mua đã xác nhận giữ dấu vết điều chỉnh thay vì âm thầm thay giá cũ.
Điều vận và bộ phận chứng từ xem công việc đang chờ, hạn xử lý và các giấy tờ cần phát hành hoặc bổ sung.
Kế toán đối chiếu doanh thu, chi phí, hóa đơn và thanh toán để xác định kết quả lô hàng sau khi điều chỉnh.
Giá tuyến, thời hạn, phụ phí, giá bán, chênh lệch dự kiến và báo giá cần duyệt.
Thông tin đặt chỗ, chặng dịch vụ, lịch thực hiện, người phụ trách và các việc đang chờ.
Danh sách hồ sơ cần có, trạng thái phát hành và các bước yêu cầu phê duyệt.
Doanh thu, chi phí, hóa đơn, thanh toán, hạn mức và các khoản chưa xử lý xong.
Khả năng truy từ kết quả lô hàng về giá, chi phí, thay đổi và trách nhiệm xử lý.
Phạm vi triển khai: Giải pháp logistics và giao nhận được thiết lập theo dịch vụ, cách làm việc, dữ liệu giá và nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Chọn số liệu từ hồ sơ lô hàng, công việc, doanh thu và chi phí đã kết nối để lập báo cáo theo tuyến, khách hàng hoặc nội dung cần quản lý.
Xem cách tạo báo cáoDùng oHUB để ghép mã và thiết lập cách nhận, gửi dữ liệu với phần mềm đối tác có hỗ trợ kết nối. Kết quả được đối chiếu với hồ sơ lô hàng.
Xem cách kết nối qua oHUBCác ví dụ trên cần được thiết lập theo dữ liệu, quyền truy cập và phần mềm doanh nghiệp đang dùng.
Kết nối báo giá, đơn hàng và điều kiện thương mại.
Xem chi tiết ↗Tính năng liên quanThiết lập tuyến duyệt giá, chi phí và ngoại lệ.
Xem chi tiết ↗Tính năng liên quanTheo dõi phải thu, phải trả và đối chiếu thanh toán.
Xem chi tiết ↗Tính năng liên quanKết nối dữ liệu với hệ thống ngoài theo luồng và điều kiện đã thống nhất.
Xem chi tiết ↗ORIS hỗ trợ bảng giá tuyến, báo giá, đặt chỗ vận chuyển, hồ sơ lô hàng, công việc, chứng từ và thu chi. Nếu doanh nghiệp cần quản lý thêm giao hàng, xác nhận đã giao (POD) hoặc thu hộ (COD), ORIS sẽ làm rõ phần này khi khảo sát.
Có thể xây dựng lô hàng với các thành phần dịch vụ và mẫu tác nghiệp phù hợp, như vận chuyển biển, hàng không, xe, khai quan hoặc bảo hiểm. Bộ dịch vụ và quy trình thực tế được chọn khi triển khai.
Có bước xem đề xuất tính lại. Dòng khóa giữ giá đã chốt; thay đổi trên giao dịch đã xác nhận được xử lý theo phê duyệt và cơ chế điều chỉnh đã cấu hình. Người dùng xem được phần đề xuất và phần được áp dụng.
Các dòng doanh thu, chi phí và chứng từ liên quan được gắn với hồ sơ. Doanh nghiệp có thể đối chiếu kết quả và khoản còn phải thu/trả; cách quy đổi tiền tệ, phân bổ và thời điểm ghi nhận được thống nhất với kế toán.
Bảng giá chung thể hiện các nhóm chức năng nền tảng. Phạm vi logistics chuyên ngành, dữ liệu giá, mẫu chứng từ, kết nối và yêu cầu đặc thù được xác định trong đề xuất ngành riêng.
Bạn chuẩn bị một bảng giá, một báo giá và các chứng từ của lô hàng thường gặp. ORIS sẽ cùng bạn xem cách báo giá, đặt chỗ, theo dõi công việc và đối chiếu thu chi trên hệ thống.