ORIS nối chứng từ bán hàng, mua hàng, kho và thu chi để kế toán tra được nguồn của từng khoản tiền. Theo dõi công nợ, chi phí và các khoản chưa khớp theo công ty, kỳ và quyền được cấp; mở lại chứng từ khi cần kiểm tra.
Xem ai làm việc gì ở từng bước và thông tin nào được chuyển cho bộ phận tiếp theo.
Tiếp nhận chứng từ bán, mua, kho và tài chính; xác định công ty, đối tác, tài khoản, tiền tệ, thuế và thông tin phân tích theo chính sách.
Xem khoản phải thu, phải trả, tạm ứng, số tiền đã thanh toán và còn lại. Từ số dư của từng đối tác, mở các chứng từ liên quan để kiểm tra.
Với sàn hoặc đơn vị thu hộ, đối chiếu doanh số gốc, hoàn trả, phí và số tiền đối tác dự kiến chuyển. Trạng thái bảng kê được tách với việc tiền thật đã vào ngân hàng.
Khi có giao dịch ngân hàng, liên kết khoản nhận hoặc chi với chứng từ. Kiểm tra phần còn lại sau khớp thay vì chỉ dựa vào nhãn trạng thái.
Đối chiếu chi phí, giá vốn và các khoản phân bổ. Có thể theo dõi theo bộ phận chịu chi phí, đơn vị tạo lợi nhuận hoặc cách phân tích đã thiết lập cho doanh nghiệp.
Kiểm tra các khoản chưa hoàn tất, chênh lệch và chứng từ cần xử lý trước khi khóa kỳ. Báo cáo cho phép đi sâu về phần dữ liệu liên quan.
Với ORIS Business (Workflow), doanh nghiệp có thể đặt thêm điều kiện kiểm tra hoặc xin duyệt trước một thao tác kế toán, rồi giao việc hay gửi thông báo khi xử lý xong.
Xem cách thiết lập quy trìnhNgười được phân quyền thiết lập và chạy thử quy trình trước khi áp dụng. Các bước xử lý dùng những chức năng đã được cấp trong hệ thống.
Bảng kê được duyệt có thể chuyển công nợ sang đơn vị thu hộ, nhưng chưa được coi là đã nhận tiền. Giao dịch ngân hàng và bước chi trả thực tế tiếp tục đối chiếu phần còn lại.
Trong luồng đối soát được hỗ trợ, phí đã phát sinh nhưng chưa có hóa đơn có cơ chế ghi nhận dự kiến; khi hóa đơn tới, phần dự kiến được xử lý lại để tránh ghi chi phí hai lần.
Doanh nghiệp có thể phân loại số liệu theo bộ phận chịu chi phí, đơn vị tạo lợi nhuận hoặc hoạt động cần theo dõi. Khi xem báo cáo, kế toán vẫn tra lại được chứng từ liên quan.
Theo dõi ngân sách và các khoản đã cam kết chi để người phụ trách có căn cứ xem xét yêu cầu mới. Các khoản cần kiểm tra được chọn khi thiết lập.
Trên cùng màn hình, kế toán xem giao dịch ngân hàng, khoản được gợi ý để khớp và các khoản chưa thanh toán. Có thể kiểm tra lý do gợi ý, số chênh lệch và bút toán Nợ/Có trước khi xác nhận.
Chứng từ được xử lý theo công ty, tiền tệ, kỳ và quyền người dùng. Báo cáo quản trị nhiều công ty cần cấu hình rõ cách tổng hợp để giữ được nguồn của số liệu.
Nối một dòng sao kê với khoản cần thu, kiểm tra số đã phân bổ và phần còn chênh trước khi xác nhận.
Tìm theo nội dung, ngày hoặc số tiền trên sao kê.
Đối chiếu các khoản còn mở được gợi ý và chọn số tiền phân bổ.
Kiểm tra tác động Nợ/Có và chênh lệch trước khi ghi nhận.
Tình huống minh họa: đơn vị thu hộ xác nhận doanh số 10.000.000 đồng, khấu trừ phí 300.000 đồng và sẽ chuyển 9.700.000 đồng. Hóa đơn phí chưa tới ở thời điểm duyệt bảng kê.
Kế toán tìm các giao dịch và chứng từ tạo nên 10 triệu đồng, kiểm tra hoàn trả và các khoản đã được ghi nhận.
Bảng kê được xử lý theo quy trình; khoản phải thu chuyển về đúng đối tác thu hộ. Bước này không tự ghi rằng 9,7 triệu đồng đã vào ngân hàng.
Với cơ chế được triển khai, khoản phí chưa có hóa đơn được ghi nhận dự kiến và giữ căn cứ liên quan đến bảng kê.
Khi ngân hàng ghi có 9,7 triệu đồng, kế toán liên kết khoản nhận với lần chi trả và kiểm tra số dư còn lại.
Hóa đơn phí đến sau được liên kết và xử lý phần chi phí dự kiến tương ứng, để cùng khoản phí không bị cộng thêm lần nữa.
Kế toán xem doanh số, phí, tiền nhận và phần chênh lệch. Khoản được coi là đã đối soát đầy đủ khi các số dư cần khớp đã được giải quyết.
Phải thu, phải trả, tuổi nợ, khoản thanh toán một phần và phần còn lại.
Bảng kê, tiền thực nhận, phí, khoản chưa khớp và chứng từ liên quan.
Giá trị kho, chi phí, phân bổ và các việc cần hoàn tất cuối kỳ.
Báo cáo theo công ty, kỳ và cách phân loại đã chọn; có thể mở số liệu chi tiết để kiểm tra.
Phạm vi triển khai: Chính sách kế toán, tài khoản, thuế, tỷ giá, quy tắc đối soát và báo cáo được thống nhất, cấu hình và kiểm tra với người phụ trách kế toán.
Chọn dữ liệu, kỳ, số liệu cần theo dõi và cách nhóm báo cáo. Quy định ai được xem, xuất tệp và lưu lại bản đã phát hành.
Xem cách tạo báo cáoDùng oHUB để nhận, gửi dữ liệu và ghép đúng chứng từ giữa hai hệ thống. Cách tạo mới hoặc cập nhật được thiết lập trước; các bước kiểm tra và quyền kế toán vẫn được áp dụng.
Xem cách kết nối qua oHUBCác ví dụ trên cần được thiết lập theo dữ liệu, quyền truy cập và phần mềm doanh nghiệp đang dùng.
Đi sâu vào công nợ, tiền, tài sản và báo cáo.
Xem chi tiết ↗Tính năng liên quanTheo dõi đơn, bảng kê, phí và khoản chuyển tiền.
Xem chi tiết ↗Tính năng liên quanKết nối dữ liệu từ quầy đến kế toán.
Xem chi tiết ↗Tính năng liên quanĐối chiếu hàng hóa với chứng từ định giá.
Xem chi tiết ↗Tính năng liên quanQuy định thẩm quyền ở các điểm cần kiểm soát.
Xem chi tiết ↗Chưa. Bảng kê và giao dịch tiền thực tế là hai bước khác nhau. Kế toán cần đối chiếu lần chuyển tiền và sao kê để xác định khoản đã nhận cùng số dư còn lại.
Trong luồng được hỗ trợ, hệ thống theo dõi khoản phí dự kiến và xử lý khi hóa đơn tới. Cách ghi nhận, tài khoản và thời điểm áp dụng cần được thống nhất với kế toán theo phạm vi triển khai.
Dữ liệu và quyền có phạm vi công ty; giao dịch ghi nhận tiền tệ và tỷ giá theo cấu hình. Phương án tổng hợp, quy đổi và báo cáo quản trị được xác định rõ khi thiết kế hệ thống.
Kế toán có thể mở lại chứng từ gốc, đối chiếu khoản thu chi và xem bước xử lý còn thiếu. Số liệu vẫn cần dựa trên chứng từ và chính sách đã kiểm tra; các liên kết và bước kiểm soát giúp tìm nguyên nhân trước khi chốt kỳ.
Mang một bảng kê, một giao dịch ngân hàng và các chứng từ liên quan. ORIS minh họa cách đi từ số tổng về doanh số, phí, hoàn trả và số dư.