ERP cho mua hàng có kiểm soát, không sai lệch giá và chi phí đầu vào
ORIS Purchase Suite được thiết kế cho các doanh nghiệp cần kiểm soát toàn bộ chu kỳ mua hàng từ RFQ, PO, nhận hàng đến hóa đơn nhà cung cấp và thanh toán trên cùng một luồng dữ liệu.
Hệ thống không chỉ tạo đơn mua, mà ép đúng quy trình: không confirm khi thiếu thông tin, không sửa giá sau receipt, không thanh toán khi chưa khớp, giúp dữ liệu xuyên suốt giữa bộ phận mua hàng, kho và kế toán.
Approval • 3-way matching • Cost control
Purchase vận hành trên một luồng kiểm soát thống nhất
PURCHASE FLOWThay vì mỗi bộ phận xử lý rời rạc bằng email, file và chứng từ tách rời, Purchase Suite tổ chức toàn bộ quy trình mua hàng trên cùng một luồng thông tin, từ RFQ, PO, receipt đến vendor invoice và kiểm soát thanh toán.
RFQ & so sánh nhà cung cấp
Thu thập báo giá, so sánh nhiều nhà cung cấp và chỉ chuyển sang PO khi đã chốt rõ vendor, giá và điều khoản thương mại theo quy trình phê duyệt.
PO là điểm kiểm soát trung tâm
Purchase Order chỉ được xác nhận khi đầy đủ vendor, giá, số lượng và điều khoản, đồng thời bị khóa để tránh sửa sai lệch trong vận hành.
Locking Rule
Nhận hàng & kiểm soát thực nhận
Dữ liệu receipt phản ánh đúng số lượng nhận thực tế, cho phép nhập từng phần nhưng không cho nhập vượt nếu chưa có phê duyệt.
Partial Control
3-way matching & thanh toán
Invoice chỉ được ghi nhận khi khớp PO và receipt, hệ thống cảnh báo mismatch và chặn thanh toán nếu chênh lệch chưa xử lý, đảm bảo kiểm soát công nợ và tính chính xác dữ liệu.
3-way Matching
Những năng lực Purchase Suite mang lại
CÁC TRỤ CỘT CHÍNHPurchase Suite không chỉ hỗ trợ tạo đơn mua, mà còn giúp kết nối các nghiệp vụ kiểm soát chi phí đầu vào trong toàn bộ chu kỳ mua hàng.
Chu kỳ mua hàng đầy đủ, chuẩn hóa
Giúp bộ phận mua hàng vận hành xuyên suốt từ RFQ đến invoice, đồng thời đảm bảo dữ liệu mua hàng được ghi nhận đầy đủ cho kho và kế toán.
- Hỗ trợ chu kỳ chuẩn PR → RFQ → PO → Receipt → Vendor Invoice
- Quản lý vendor, lead time, điều khoản thanh toán và đơn vị tiền tệ
- Kết nối trực tiếp với tồn kho và kế toán phải trả
Phê duyệt và khóa giao dịch rõ ràng
Các nghiệp vụ cần kiểm soát được đưa vào quy trình phê duyệt phù hợp, giúp hạn chế vượt ngân sách, xác nhận sai và thay đổi trái quy trình.
- Phê duyệt PO vượt ngưỡng giá trị, vượt ngân sách hoặc vendor đặc biệt
- Kiểm soát khóa giao dịch sau confirm, không sửa giá sau receipt
- Lưu vết lịch sử xử lý và trạng thái Draft, Sent, Confirmed, Locked, Cancelled
Giá mua linh hoạt, có kiểm soát
Giá mua được thiết lập trên cơ sở báo giá và vendor phù hợp, đồng thời kiểm soát chênh lệch giá theo đúng thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
- So sánh nhiều RFQ cho cùng một nhu cầu mua
- Cho phép sửa giá trước khi confirm, nhưng không sửa trực tiếp sau khi đã nhận hàng
- Theo dõi chênh lệch giá qua debit note hoặc điều chỉnh kế toán
Liên thông chặt chẽ với kế toán
Dữ liệu mua hàng, receipt và vendor invoice được sử dụng trực tiếp cho các nghiệp vụ công nợ phải trả, đối soát chi phí và thanh toán.
- Ghi nhận công nợ và chi phí đầu vào nhất quán
- Hỗ trợ 3-way matching giữa PO, receipt và invoice
- Giảm nhập liệu lặp lại giữa mua hàng, kho và kế toán
Không chỉ vận hành mua hàng hiệu quả - mà còn kiểm soát tốt
GIÁ TRỊ MANG LẠI
Không còn đặt hàng theo cảm tính
Thông tin RFQ, PO, receipt và hóa đơn nhà cung cấp được quản lý trên cùng hệ thống, giúp quyết định mua dựa trên dữ liệu thay vì kinh nghiệm rời rạc.
Minh bạch chi phí & nghĩa vụ thanh toán
Dữ liệu được liên kết trực tiếp với nghiệp vụ phát sinh, hỗ trợ kiểm tra chênh lệch giá, đối soát invoice và kiểm soát công nợ phải trả rõ ràng hơn.
Sẵn sàng mở rộng khi cần
Hệ thống có thể mở rộng thêm vendor, approval rule hoặc cơ chế hợp đồng khung mà không làm gián đoạn vận hành hiện tại.
Từ đặt hàng rời rạc đến quy trình mua hàng có cấu trúc
CÂU CHUYỆN THỰC TẾNhiều doanh nghiệp bắt đầu với từng đơn mua xử lý độc lập. Khi số lượng vendor, PO và hóa đơn tăng, việc quản lý theo cách cũ dần bộc lộ hạn chế.
Trước khi sử dụng Purchase Suite
Giá mua thiếu kiểm soát, receipt lệch so với PO, invoice không khớp và thanh toán phản ánh chậm.
Dữ liệu phân tán khiến chi phí và công nợ khó theo dõi chính xác.
Sau khi triển khai Purchase Suite
RFQ, PO, receipt, hóa đơn và thanh toán được kết nối trên một hệ thống,
giúp việc theo dõi chi phí và kiểm soát nghĩa vụ thanh toán trở nên rõ ràng hơn.
Doanh nghiệp đang chuẩn bị chuẩn hóa quy trình mua hàng?
Purchase Suite hỗ trợ chuẩn hóa vận hành trước khi số lượng vendor, PO và nghĩa vụ thanh toán tăng, giúp doanh nghiệp duy trì kiểm soát chi phí đầu vào trong quá trình phát triển.
Các câu hỏi thường gặp
Đặt thêm câu hỏi cho chúng tôi tại đây.
Phù hợp. Bạn có thể bắt đầu từ RFQ và PO, sau đó mở rộng dần sang approval, 3-way matching, purchase agreement và kiểm soát ngoại lệ khi quy mô lớn hơn.
Purchase Suite có thể được triển khai từng phần, giúp chuẩn hóa dần RFQ, PO, receipt và invoice mà không làm gián đoạn hoạt động hiện tại.
Thông thường từ 2–6 tuần, tùy số lượng vendor, mức độ chuẩn hóa dữ liệu và phạm vi tính năng kiểm soát mà bạn chọn.