O-APPROVAL

Xin duyệt ngay trên chứng từ, biết rõ đang chờ ai.

Đơn mua vượt hạn mức, giảm giá ngoài chính sách hay sửa chứng từ đã duyệt đều cần đúng người quyết định. ORIS chuyển yêu cầu theo điều kiện doanh nghiệp đã đặt và lưu kết quả ngay cùng chứng từ, để người lập biết đang chờ ai và cần làm gì tiếp.

Xem một đơn mua qua phê duyệt Xem quy trình mua hàng

Điều kiện theo giao dịchVai trò, thời hạn, ủy quyềnKiểm soát bước tiếp theo

Phê duyệt · Yêu cầu và bước duyệt — Theo dõi người xử lý, hạn duyệt và lịch sử quyết định trên yêu cầu. Màn hình ORIS với dữ liệu minh họa.Xem ảnh lớn ↗

CÁC BƯỚC LÀM VIỆCVí dụ quy trình · thiết lập theo nhu cầu doanh nghiệp

Chứng từ

Điều kiện

Thẩm quyền

Quyết định

Bước tiếp theo

CÁC BỘ PHẬN PHỐI HỢP

Từ gửi yêu cầu đến duyệt và xử lý tiếp

Xem ai làm việc gì ở từng bước và thông tin nào được chuyển cho bộ phận tiếp theo.

Chọn việc cần kiểm soát

Xác định chứng từ, hành động và điều kiện phải duyệt: xác nhận đơn, vượt giá trị, giảm giá hoặc đổi trường quan trọng.

Người phụ trách quy trình, quản trị hệ thống
Điểm kiểm soát trên giao dịch

Thiết lập tuyến và thẩm quyền

Chọn vai trò, phòng ban, người duyệt và các cấp; cấu hình thời hạn, người thay thế hoặc chuyển cấp cho tình huống được hỗ trợ.

Quản trị quy trình
Các bước duyệt và người xử lý thay thế

Gửi yêu cầu ngay trên chứng từ

Người lập gửi yêu cầu từ chứng từ đang làm. Người duyệt nhận được thông tin người gửi, số tiền, lý do và chứng từ liên quan.

Người lập
Yêu cầu được chuyển đến tuyến tương ứng

Xem đủ thông tin trước khi quyết định

Người duyệt mở giao dịch, xem dữ liệu và phản hồi. Trạng thái từng bước giúp người lập biết đang chờ ai và có cần bổ sung thông tin không.

Người duyệt
Kết quả duyệt hoặc yêu cầu chỉnh sửa

Xử lý thay đổi hoặc yêu cầu quá hạn

Có thể thiết lập nhắc việc, người thay thế hoặc chuyển lên cấp trên. Nếu người lập thay đổi nội dung cần kiểm soát lại, hệ thống yêu cầu duyệt bổ sung hoặc giữ thay đổi chờ duyệt theo cách đã chọn.

Người quản lý, quản trị
Dấu vết điều chỉnh và người xử lý tiếp theo

Tiếp tục công việc khi đủ điều kiện

Hành động được gắn kiểm soát chỉ tiếp tục khi đã đủ điều kiện. Lịch sử phê duyệt đi cùng chứng từ để kiểm tra sau đó.

Người thực hiện nghiệp vụ
Trạng thái nghiệp vụ mới và lịch sử xử lý

ORIS BUSINESS (WORKFLOW)

Phê duyệt là một bước trong quy trình lớn hơn

ORIS Business (Workflow) đặt bước duyệt vào sơ đồ xử lý; quyết định của người duyệt dẫn quy trình tới hành động đã cấu hình.

Xem cách thiết lập quy trình

VÍ DỤ CÓ THỂ CẤU HÌNH

Sự kiệnSự kiện trên chứng từ

Điều kiệnĐiều kiện và bước phê duyệt

Xử lýNhánh được duyệt, trả lại, từ chối

Người được phân quyền thiết lập và chạy thử quy trình trước khi áp dụng. Các bước xử lý dùng những chức năng đã được cấp trong hệ thống.

ORIS HỖ TRỢ GÌ

Áp dụng đúng người duyệt và đúng chính sách

01 / CÁCH ORIS GIẢI QUYẾT

Chọn người duyệt theo từng yêu cầu

Số tiền, công ty, phòng ban, vai trò hoặc loại chứng từ có thể quyết định ai cần duyệt. Doanh nghiệp thiết lập các bước phù hợp cho từng nhóm yêu cầu.

02 / CÁCH ORIS GIẢI QUYẾT

Yêu cầu duyệt khi xác nhận hoặc sửa thông tin quan trọng

Có thể đặt bước duyệt trước khi xác nhận chứng từ hoặc sửa thông tin quan trọng. Tùy quy trình, doanh nghiệp chọn gửi yêu cầu trước, lập chứng từ nháp trước, hoặc giữ phần thay đổi để chờ duyệt.

03 / CÁCH ORIS GIẢI QUYẾT

Nhắc việc và người thay thế có quy tắc

Quá hạn có thể gửi nhắc, chuyển cấp hoặc ủy quyền theo thời gian và tuyến đã thiết lập. Nếu chưa xác định được người đủ điều kiện, cần quản trị xử lý rõ thay vì bỏ qua bước duyệt.

04 / CÁCH ORIS GIẢI QUYẾT

Chạy thử quy trình trước khi áp dụng

Người quản trị chuẩn bị biểu mẫu, điều kiện và các bước duyệt, rồi chạy thử bằng tình huống cụ thể. Các phiên bản giúp theo dõi thay đổi nào đang được sử dụng.

05 / CÁCH ORIS GIẢI QUYẾT

Người duyệt thấy đúng công việc cần quyết định

Yêu cầu giữ liên kết tới chứng từ, dữ liệu và lý do để người duyệt có căn cứ. Người lập xem trạng thái xử lý mà không cần chép lại quyết định từ nhóm chat.

06 / CÁCH ORIS GIẢI QUYẾT

Tránh yêu cầu duyệt trùng một việc

Khi thiết lập, ORIS cùng doanh nghiệp xác định quy trình nào phụ trách từng thao tác để tránh nhiều yêu cầu duyệt cùng phát sinh cho một việc.

Ví dụ công việc thực tế · số liệu minh họa

Đơn mua thay đổi giá trị sau khi đã được duyệt

Ví dụ doanh nghiệp chọn chính sách: đơn mua từ 100 triệu đồng cần thêm cấp duyệt của giám đốc. Đây là ngưỡng minh họa do doanh nghiệp cấu hình, không phải quy định mặc định.

Chứng từ và yêu cầu phê duyệt có liên kết
Điều kiện thay đổi được kiểm soát
Người lập biết đang chờ ai
Lịch sử phục vụ kiểm tra sau giao dịch

Lập đơn mua 96 triệu đồng

Nhân viên mua hàng nhập hàng hóa, nhà cung cấp và điều kiện mua, sau đó gửi theo tuyến dành cho giá trị này.

Duyệt và lưu căn cứ

Người có thẩm quyền xem chứng từ và duyệt. Trạng thái cùng lịch sử phản hồi được lưu trên giao dịch.

Điều chỉnh lên 112 triệu đồng

Nhân viên thay đổi số lượng hoặc đơn giá. Cấu hình xác định đây là thay đổi cần xét lại trước bước nghiệp vụ tiếp theo.

Gửi phần thay đổi đến đúng người duyệt

Phần thay đổi hoặc chứng từ được gửi duyệt bổ sung theo chính sách. Bước xử lý đã đặt điều kiện duyệt sẽ chờ đến khi yêu cầu được chấp thuận.

Xử lý khi quá hạn

Nếu hết thời hạn, hệ thống nhắc hoặc chuyển cấp theo tuyến đã cấu hình; người phụ trách nhìn được nơi yêu cầu đang chờ.

Tiếp tục đơn mua

Sau khi được duyệt, người có quyền tiếp tục xử lý; lịch sử thể hiện giá trị, thay đổi và người đã quyết định.

THÔNG TIN CẦN THEO DÕI

Thông tin cần thiết cho từng bộ phận

Người lập

Yêu cầu đã gửi, trạng thái, người xử lý và lý do cần điều chỉnh.

Người duyệt

Chứng từ, thông tin quyết định và các yêu cầu trong phạm vi thẩm quyền.

Người quản trị

Điều kiện, vai trò, thời hạn, chuyển cấp và phiên bản quy trình.

Người kiểm tra

Lịch sử quyết định gắn với giao dịch và phần thay đổi liên quan.

Phạm vi triển khai: Điểm chặn, điều kiện xét lại và thẩm quyền được thống nhất theo quy trình, quyền người dùng và những hành động được cấu hình.

BÁO CÁO THEO NHU CẦU

Theo dõi yêu cầu đang chờ và thời gian duyệt

Tạo báo cáo từ yêu cầu và kết quả duyệt; xem theo trạng thái, người phụ trách, thời gian xử lý hoặc các điều kiện doanh nghiệp cần theo dõi.

Xem cách tạo báo cáo

KẾT NỐI PHẦN MỀM KHÁC

Nối kết quả duyệt với hệ thống ngoài

Có thể thiết lập một bước trong quy trình để gửi hoặc nhận dữ liệu với phần mềm khác qua oHUB. Việc trao đổi vẫn tuân theo quyền đã cấp cho bước đó.

Xem cách kết nối qua oHUB

Các ví dụ trên cần được thiết lập theo dữ liệu, quyền truy cập và phần mềm doanh nghiệp đang dùng.

KHÁM PHÁ CHI TIẾT

Các tính năng dùng cùng nhau

TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU

Câu hỏi thường gặp

Có tự thiết lập quy trình trên màn hình không?

Có. Người được phân quyền có thể thiết lập biểu mẫu, thông tin cần nhập, điều kiện, người tham gia và các bước mà công cụ hỗ trợ. Yêu cầu cần viết thêm chức năng hoặc kết nối mới sẽ được làm rõ khi khảo sát.

Đổi số tiền sau khi duyệt có cần duyệt lại không?

Doanh nghiệp chọn trường và điều kiện phải kiểm soát lại. Quy trình có thể yêu cầu duyệt bổ sung, giữ thay đổi chờ áp dụng hoặc dùng cách xử lý phù hợp; cần kiểm thử cùng các bước xác nhận và hạch toán liên quan.

Người duyệt nghỉ thì xử lý thế nào?

Có thể thiết lập ủy quyền, người thay thế hoặc chuyển cấp theo vai trò và thời hạn. Tuyến dự phòng cần xác định người có thẩm quyền thực tế; hệ thống không tự bỏ qua bước duyệt khi thiếu người.

Áp dụng cho nhiều công ty và phòng ban được không?

Các điều kiện, vai trò và dữ liệu được cấu hình theo phạm vi công ty và tổ chức. Khi thiết kế cần thống nhất thẩm quyền từng cấp và quyền xem chứng từ của người tham gia.

TRAO ĐỔI VỚI ORIS

Bạn đang phải xin duyệt việc gì qua tin nhắn?

Gửi quy định hiện tại, chứng từ và hai tình huống giá trị khác nhau. ORIS minh họa từ gửi yêu cầu đến duyệt, thay đổi và bước nghiệp vụ tiếp theo.

Gợi ý nội dung buổi trao đổiĐơn mua vượt ngưỡng · Chiết khấu ngoài chính sách · Thay đổi sau khi đã duyệt · Quá hạn và ủy quyền

Đăng ký demo phê duyệt Liên hệ ORIS

Khách hàng và bán hàng

Mua hàng, kho và sản xuất

Tài chính và nhân sự

Quy trình và làm việc chung