ERP thường được nhắc đến như một “bước ngoặt lớn” trong hành trình phát triển của doanh nghiệp. Nhiều lãnh đạo kỳ vọng rằng sau khi triển khai ERP, vận hành sẽ trơn tru hơn, dữ liệu rõ ràng hơn và tổ chức chuyên nghiệp hơn. Nhưng thực tế lại khắc nghiệt: rất nhiều dự án ERP kéo dài, vượt chi phí, gây xáo trộn nội bộ, thậm chí bị bỏ dở giữa chừng.
Điều đáng nói là phần lớn những thất bại này không đến từ việc chọn sai phần mềm. Chúng đến từ cách doanh nghiệp hiểu sai bản chất của ERP ngay từ đầu.
1. Nền tảng lý thuyết
Trong các khung quản trị MBA, ERP không được xem là một dự án công nghệ, mà là một dự án thay đổi tổ chức. OGSM chỉ ra rằng mọi hệ thống đều phải phục vụ mục tiêu chiến lược rõ ràng. Lean nhấn mạnh rằng số hóa một quy trình kém chỉ khiến lãng phí diễn ra nhanh hơn. BPMN giúp phơi bày khoảng cách giữa “cách công việc đang thực sự diễn ra” và “cách doanh nghiệp nghĩ rằng nó đang diễn ra”.
Trong môi trường VUCA và BANI, nơi biến động là trạng thái bình thường, ERP đóng vai trò như một hệ thống thần kinh trung tâm. Nếu các tín hiệu đầu vào lộn xộn, vai trò và trách nhiệm không rõ ràng, ERP không thể tạo ra trật tự. Ngược lại, nó sẽ làm cho sự rối rắm trở nên minh bạch hơn – và đau đớn hơn.
Doanh nghiệp thất bại với ERP không phải vì công nghệ yếu, mà vì hệ thống quản trị chưa sẵn sàng cho mức độ minh bạch và kỷ luật mà ERP đòi hỏi.
2. Kiến thức quản trị ứng dụng
ERP bị xem là dự án IT
Khi ERP được giao trọn cho phòng IT hoặc nhà cung cấp phần mềm, dự án mất đi chủ sở hữu nghiệp vụ. Quy trình sai vẫn được giữ nguyên, chỉ được “đưa lên hệ thống”.
Thiếu thiết kế vận hành trước khi số hóa
Nhiều doanh nghiệp cài ERP trước rồi mới bắt đầu tranh luận: ai duyệt, duyệt khi nào, dữ liệu nào là chuẩn. ERP trở thành nơi phơi bày xung đột thay vì giải quyết chúng.
Không thống nhất dữ liệu và ngôn ngữ quản trị
Mỗi phòng ban có một cách hiểu về doanh thu, chi phí, tồn kho. ERP không thể tự tạo ra sự thống nhất nếu doanh nghiệp chưa làm điều đó ở cấp quản trị.
Đào tạo thao tác thay vì đào tạo tư duy
Người dùng biết bấm nút nhưng không hiểu vì sao phải làm bước đó. Khi áp lực tăng, họ tìm cách “lách hệ thống” để quay về cách làm cũ.
Thiếu vai trò lãnh đạo xuyên suốt dự án
ERP là dự án thay đổi thói quen làm việc. Nếu lãnh đạo không hiện diện như người bảo trợ và dẫn dắt, tổ chức sẽ phản kháng một cách thụ động.
3. Câu chuyện thực tế
Một doanh nghiệp sản xuất triển khai ERP với mục tiêu kiểm soát chi phí và tồn kho. Phần mềm được đánh giá là phù hợp, đội dự án làm việc chăm chỉ, dữ liệu được nhập đầy đủ. Nhưng sau go-live, hệ thống gần như bị “đóng băng”: bộ phận sản xuất không tin số liệu kho, kế toán liên tục điều chỉnh, còn lãnh đạo quay lại hỏi báo cáo thủ công.
Khi phân tích sâu, nguyên nhân không nằm ở ERP. Doanh nghiệp chưa từng thống nhất thời điểm ghi nhận chi phí, cách đánh giá bán thành phẩm, hay trách nhiệm khi phát sinh sai lệch. ERP chỉ làm cho những mâu thuẫn âm ỉ này lộ diện cùng lúc.
Giải pháp không phải thay phần mềm, mà là quay lại thiết kế lại cách vận hành: xác định dòng giá trị, phân quyền quyết định, thống nhất dữ liệu chuẩn. Khi cấu trúc được làm rõ, ERP bắt đầu phát huy đúng vai trò như một hệ thống hỗ trợ quản trị, thay vì một gánh nặng vận hành.
4. Bài học vận dụng
- ERP không chữa được vận hành yếu, nó chỉ làm vận hành yếu lộ rõ hơn.
- Thành công của ERP phụ thuộc nhiều hơn vào quản trị thay đổi, không phải tính năng.
- Quy trình, phân quyền và dữ liệu phải được thống nhất trước khi cài hệ thống.
- Đào tạo tư duy vận hành quan trọng hơn đào tạo thao tác phần mềm.
- Vai trò dẫn dắt của lãnh đạo quyết định “số phận” dự án ERP.
ERP thất bại không phải vì phần mềm kém, mà vì doanh nghiệp chưa sẵn sàng thay đổi cách mình vận hành. Khi ERP được nhìn đúng như một dự án tái cấu trúc tổ chức – từ quy trình, dữ liệu đến cơ chế ra quyết định – hệ thống trở thành công cụ khuếch đại năng lực quản trị, không phải gánh nặng công nghệ.
Và khi doanh nghiệp đã đi qua giai đoạn “chạy cho xong ERP”, câu hỏi tiếp theo của lãnh đạo không còn là triển khai thêm chức năng gì nữa, mà là làm thế nào để tổ chức học nhanh hơn, quyết định tốt hơn và trưởng thành cùng chính hệ thống đó.
