Ở giai đoạn đầu, nhiều doanh nghiệp xử lý công việc và phê duyệt theo một logic rất tự nhiên: ai làm thì người đó duyệt, hoặc quản lý trực tiếp xem và quyết định ngay trong dòng công việc. Cách làm này nhanh, gọn và phù hợp khi quy mô còn nhỏ. Nhưng khi tổ chức lớn dần, số lượng giao dịch tăng lên, rủi ro cao hơn và trách nhiệm pháp lý rõ ràng hơn, sự “tiện tay” này bắt đầu trở thành điểm yếu.
Không ít doanh nghiệp gặp tình trạng công việc chạy nhanh nhưng quyết định sai, hoặc kiểm soát chặt nhưng vận hành tắc nghẽn. Vấn đề không nằm ở con người, mà ở chỗ Workflow và Approval chưa bao giờ được thiết kế như hai năng lực riêng biệt trong hệ thống vận hành.
1. Nền tảng lý thuyết
Trong các khung quản trị MBA và quản trị vận hành quốc tế, Workflow và Approval được xem là hai lớp khác nhau của hệ thống. Workflow trả lời câu hỏi “công việc đi như thế nào”, còn Approval trả lời “ai có quyền quyết định ở điểm nào và theo điều kiện gì”.
Lean nhấn mạnh rằng dòng chảy công việc phải liên tục và ít gián đoạn nhất có thể. BPMN cho phép mô hình hóa luồng công việc, tách rõ các bước xử lý, điểm chờ và nhánh rẽ. Trong khi đó, quản trị rủi ro và kiểm soát nội bộ yêu cầu các cơ chế phê duyệt độc lập, có thể thay đổi theo giá trị, ngữ cảnh và mức độ rủi ro. OGSM đặt Approval vào vai trò bảo vệ mục tiêu chiến lược, không phải cản trở vận hành.
Trong bối cảnh VUCA và BANI, nơi doanh nghiệp phải vừa nhanh vừa đúng, việc trộn lẫn Workflow và Approval khiến hệ thống hoặc mất kiểm soát, hoặc trở nên nặng nề không cần thiết.
2. Kiến thức quản trị ứng dụng
Workflow là dòng chảy công việc, không phải dòng quyền lực
Workflow mô tả các bước nghiệp vụ cần thiết để tạo ra giá trị: tạo đơn, xử lý, giao hàng, ghi nhận, đối soát. Nếu mỗi bước đều gắn cứng với một cấp phê duyệt, dòng chảy sẽ bị kéo chậm và mất linh hoạt.
Approval là cơ chế kiểm soát rủi ro
Approval không cần xuất hiện ở mọi bước. Nó chỉ nên xuất hiện tại những “điểm rủi ro”: giá trị lớn, ngoại lệ, thay đổi điều kiện chuẩn, hoặc tác động đến tài chính và pháp lý.
Tách để linh hoạt thay đổi
Khi Workflow và Approval bị gắn chặt, mỗi thay đổi về chính sách phê duyệt sẽ buộc phải sửa quy trình. Doanh nghiệp lớn cần khả năng thay đổi nhanh cơ chế duyệt mà không phá vỡ dòng công việc.
Phù hợp với tổ chức đa cấp, đa đơn vị
Ở quy mô lớn, cùng một Workflow nhưng Approval có thể khác nhau theo công ty con, khu vực, giá trị giao dịch hoặc loại khách hàng. Việc tách riêng cho phép cấu hình linh hoạt mà vẫn giữ chuẩn vận hành.
3. Câu chuyện thực tế
Một doanh nghiệp thương mại từng thiết kế quy trình bán hàng rất chi tiết, trong đó mỗi bước xử lý đều gắn với một cấp duyệt cố định. Khi doanh số tăng, hệ thống nhanh chóng trở thành nút thắt: đơn hàng nhỏ cũng phải chờ duyệt, quản lý bị quá tải, còn nhân viên tìm cách “lách” quy trình để kịp tiến độ.
Khi rà soát lại, doanh nghiệp nhận ra vấn đề không nằm ở kỷ luật, mà ở thiết kế. Họ tách Workflow bán hàng ra khỏi cơ chế Approval. Workflow được tối giản để đảm bảo dòng chảy nhanh, trong khi Approval được cấu hình độc lập theo giá trị đơn hàng, điều kiện ngoại lệ và mức độ rủi ro.
Kết quả không phải là ít kiểm soát hơn, mà là kiểm soát đúng chỗ. Dòng công việc nhẹ hơn, quyết định nhanh hơn, và quản lý tập trung vào những điểm thực sự cần phán đoán.
4. Bài học vận dụng
- Workflow dùng để tối ưu dòng chảy; Approval dùng để kiểm soát rủi ro.
- Không phải bước nào cũng cần phê duyệt.
- Tách Workflow và Approval giúp thay đổi chính sách mà không phá quy trình.
- Doanh nghiệp lớn cần Approval linh hoạt theo ngữ cảnh, không cố định theo sơ đồ.
- Kiểm soát tốt không làm chậm tổ chức, nếu được thiết kế đúng chỗ.
Doanh nghiệp lớn không kiểm soát bằng cách thêm chữ ký, mà bằng cách thiết kế đúng ranh giới giữa dòng công việc và quyền quyết định. Khi Workflow được giữ thông suốt và Approval được đặt đúng điểm rủi ro, tổ chức vừa vận hành nhanh, vừa giữ được kỷ luật và trách nhiệm.
Và khi cơ chế phê duyệt đã đủ linh hoạt để theo kịp thực tế, câu hỏi tiếp theo của lãnh đạo không còn là “ai duyệt thêm”, mà là “chúng ta đang kiểm soát đúng điều gì để tổ chức có thể đi nhanh hơn mà vẫn an toàn”.
